Cosa fa un organizzatore di eventi
nella prassi quotidiana?

L’organizzazione di eventi può riguardare la creazione e lo sviluppo di eventi di qualsiasi dimensione, dalla cerimonia per le Olimpiadi a una colazione d’affari per poche persone selezionate.

  • Descrizione della professione
  • Responsabilità
  • Pro & Co

Descrizione della professione



Organizzare eventi non è un compito facile. Gli organizzatori di eventi, come i conduttori, sono responsabili di molte cose allo stesso tempo, necessarie per raggiungere il successo. Tra gli altri, gli organizzatori di eventi gestiscono le strategie degli eventi e coordinano gli eventi. Pianificano riunioni ed eventi speciali, sono responsabili dell'esecuzione degli eventi in base al budget e negoziano i contratti.

Devono organizzare una serie di servizi e gestire fornitori, come ristoranti, fioristi, noleggio di attrezzature, alberghi e noleggio di fotografi. La chiave del successo e il risultato finale soddisfacente dipendono dalla gestione appropriata di tutte le risorse.

Gli organizzatori di eventi troveranno impiego in agenzie di eventi, pubbliche relazioni e marketing, in aziende e agenzie di viaggio, nonché in società specializzate nel noleggio di diversi tipi di strutture, ad esempio impianti sportivi. Dovrebbero avere una formazione superiore nel marketing, nelle pubbliche relazioni o nella gestione.

Ci si aspetta inoltre che gli organizzatori di eventi possiedano conoscenze del settore e delle lingue straniere. Essere in grado di stabilire facilmente e costruire relazioni interpersonali, essere persone aperte e comunicative. I gestori di eventi devono essere in grado di far fronte allo stress e lavorare sotto pressione.

Creatività e intraprendenza sono importanti nel lavoro di un organizzatore di eventi, così come una buona organizzazione del lavoro e capacità di negoziazione. L'industria degli eventi è in costante sviluppo dal 2000 in termini di qualità della comunicazione. Dagli eventi ai lanci di prodotti con migliaia di partecipanti. È vero che ogni industria, azienda, organizzazione senza scopo di lucro, comitato organizzatore, associazione, organizza eventi per essere percepibile e riconoscibile; vogliono costruire la consapevolezza del marchio, fare soldi, celebrare eventi importanti, raccogliere fondi ed evocare emozioni.

Per capire la professione dell’organizzatore di eventi rispetto alla realtà del mercato del lavoro nazionale ed europeo contemporaneo, vale la pena familiarizzare con il Sistema nazionale delle qualifiche integrate e con il Quadro europeo delle qualifiche.

Il sistema nazionale di qualifiche integrate, creato sotto la supervisione del ministro dell'Istruzione nazionale come risposta alla raccomandazione del Parlamento europeo e del Consiglio europeo, risponde ai cambiamenti nel mercato del lavoro e nell'economia europei, seppure con differenze da paese a paese: in Italia la situazione è differente in quanto non vi è un unico sistema nazionale ma un sistema regionale che gestisce il repertorio delle professioni. L’obiettivo è quello di aumentare il numero di persone interessate alle competenze ufficiali e aumentare le loro qualifiche. E’ influente per la situazione professionale e per il senso di sicurezza nel mercato del lavoro.

Il sistema integrato di qualifiche serve ad aiutare i dipendenti a presentarsi in modo credibile delle loro qualifiche non solo ai datori di lavoro all'interno del paese, ma anche ai datori di lavoro europei. Il punto di riferimento per il Sistema nazionale delle qualifiche integrate è il Quadro europeo delle qualifiche. Facilita la comunicazione e il confronto dei sistemi di qualificazione nei paesi dell'Unione europea. Di conseguenza, studenti, laureati e datori di lavoro hanno l'opportunità di comprendere e confrontare meglio le qualifiche fornite in diversi paesi membri e nei diversi sistemi educativi.

Per maggiori informazioni sul Quadro Europeo delle Qualifiche, consultare:
www.cedefop.europa.eu

Per maggiori informazioni sul sistema nazionale integrato delle qualifiche:
1. www.orienter.regione.emilia-romagna.it
2. www.atlantedelleprofessioni.it

Responsabilità

RICERCA

Il primo passo nell’attività di un Organizzatore di Eventi consiste nell’identificare la tipologia di evento da organizzare, classificandone il pubblico e il concept di riferimento.

PROGRAMMAZIONE

Segue una fase di pianificazione per individuare le caratteristiche dell’evento e definire una programmazione dettagliata per lo svolgimento (comprensiva di date, orari, alcune ipotesi per la location, eventuali sponsor e convenzioni, budget da investire ecc).

CONTABILITÁ

Redigere i resoconti finanziari, in conformità con le disposizioni del Codice Civile.

ORGANIZZAZIONE

Il cuore organizzativo dell’attività dell’Organizzatore di eventi comprende le negoziazioni e i rapporti con fornitori e proprietari di strutture, ma anche con agenti pubblicitari, assicuratori ed eventuali enti locali per concessioni di autorizzazioni e affini.

PROMOZIONE

Infine, coordinando gli aspetti logistici e produttivi, l’Organizzatore di Eventi mette in atto le strategie e i piani stabiliti per realizzare e promuovere l’evento.

Pro & Co

  • Incontrare persone interessanti
  • Lavorare in gruppo
  • Sperimentare nuove cose
  • Non è necessaria una instruzione formale
  • Avere un gran potenziale commerciale
  • Viaggiare
  • Divertirsi
  • Lavoro stressante e stancante
  • A volte si è alle presse con persone difficili
  • Lavoro colpito dalla recessione
  • Periodi di disoccupazione
  • Richiesta esperienza

Salari

Il salario di un organizzatore di eventi dipende principalmente da:

  • Abilitá comunicative
  • Skills di programmazione e organizzazione
  • Esperienza professionale
  • Conoscenza di una lingua straniera
In Italia, i salari variano notevolmente, a seconda della tipologia di impiego e dell’azienda per cui si lavora. Lavori simili:

€ 40.760
Stipendio medio
dell'Organizzatore
di eventi
€ 41.505

Account Manager
€ 34.300

Direttore Marketing
€ 51.106

Marketing Manager
€ 78.976

Direttore di eventi
ALTRO

Vocabolario

Termini tipici relativi alla professione di organizzatore di eventi.

  • A la Carte

    French term which means “from the menu”. As each item is individually priced “a la Carte” menus are not usually used for larger conferences and events.
    or
    A La Carte
    Any products that can be purchased separately, as opposed to in a package.
  • Baffle

    A partition specifically constructed to control traffic, light, air, or sound.
  • B&B

    Bed and breakfast. (letto & colazione)

    DB&B

    Dinner, bed and breakfast (cena, letto & colazione)
    Si tratta di due note forme di sistemazione per gli ospiti in strutture ricettive.
  • Chevron


    Setting design where the room is set with tables and/or chairs in a V-shape.
  • Day Delegate Rate (DDR)


    A day package offered to corporate customers by venues. Inclusions vary across venues, but DDRs typically include: • Use of meeting room and conference facilities, such as flip charts, pens, pads, projector and screen
    • Two servings of tea and coffee
    • Lunch
  • Herringbone Style


    Table arrangement used for dinners that will involve a speaker. Tables are placed at a diagonal pointing towards the front of the room with chairs are set on both sides and at the head of the table. The end of the table is left open so no one has their back to the speaker.
  • Press Kit


    A folder assembled for the media, usually includes press releases, product announcements and general company information.
  • Traffic Flow


    The movement of visitors through an exposition or exhibit; also how the guests will move from one area or room to another.

Percorso formativo

Una vera e propria laurea in organizzazione eventi non esiste, al momento, in Italia; tuttavia, ci sono diversi percorsi formativi universitari ideali per formarsi in questo settore. I corsi di laurea più appropriati per intraprendere la professione di organizzatore di eventi sono quelli in:


Percorso formale:

Laurea triennale in Scienze della Comunicazione

Durata: 3 anni
Sbocchi lavorativi: Agenzie pubblicitarie, imprese o enti di promozione turistica, ufficio relazioni con il pubblico, organizzatore di eventi.
Insegnamenti: marketing, comunicazione di massa o di impresa, sociologia, pubblicità, teorie dell’organizzazione, semiotica, diritto digitale, lingue straniere.
Laurea triennale in Relazioni pubbliche e comunicazione di impresa

Durata: 3 anni
Sbocchi lavorativi: Agenzie pubblicitarie, imprese o enti di promozione turistica, ufficio relazioni con il pubblico, organizzatore di eventi.
Insegnamenti: marketing, comunicazione di massa o di impresa, sociologia, pubblicità, teorie dell’organizzazione, semiotica, diritto digitale, lingue straniere.
Laurea magistrale in Comunicazione, ICT e media

Durata: 3 anni
Sbocchi lavorativi: Agenzie pubblicitarie, imprese o enti di promozione turistica, ufficio relazioni con il pubblico, organizzatore di eventi.
Insegnamenti: marketing, comunicazione di massa o di impresa, sociologia, pubblicità, teorie dell’organizzazione, semiotica, diritto digitale, lingue straniere.

COME ACQUISIRE LE COMPETENZE DI ORGANIZZATORE DI EVENTI

Alle lauree più generiche sarebbe bene affiancare un percorso di specializzazione o un Master in Cultural Management o Marketing e Organizzazione Eventi.
Si tratta inoltre di un mestiere pratico, che impone, per acquisire professionalità, una significativa esperienza di formazione sul campo (“on the job”).

Ricorda che uno dei vantaggi dell’essere un organizzatore di eventi è che puoi...
...PARTECIPARE AGLI EVENTI!! Dalle conferenze scientifiche, che insegnano tante cose nuove, allo svago di concerti ed eventi, C’È DA DIVERTIRSI!

Percorso professionale

L’organizzatore di eventi – a seconda dei casi, chiamato anche coordinatore di convention, organizzatore di festival, organizzatore di conferenze e meeting, organizzatore di eventi speciali e P.R. – pianifica, organizza e coordina conferenze, convention, incontri, seminari, riunioni, esposizioni, fiere, festival e altri eventi.

L’organizzatore
di eventie
i social media
Pubblicità su YouTube
Uso di Twitter
Pianificazione della pubblicità sui
social media per il futuro
Gli eventi vengono pubblicizzati su Facebook

Dove si lavora?

Gli organizzatori di eventi trovano occupazione presso le associazioni che si occupano di turismo, presso gli ordini professionali, i centri per convention e conferenze, gli enti pubblici e le aziende impegnate nella gestione di eventi e conferenze; oppure possono essere liberi professionisti. Gli organizzatori di eventi coordinano la logistica, in particolare riguardo al budget, ai relatori, all’intrattenimento, ai trasporti, alle strutture ospitanti, alla tecnologia da impiegare, alle attrezzature, alle decorazioni, alle esposizioni, al vitto e ad altre necessità pratiche.

Qualità personali

LE CARATTERISTICHE PERSONALI CHE UN ORGANIZZATORE DI EVENTI DOVREBBE POSSEDERE:

  • Solida preparazione di base,
    sia nei contenuti che rispetto al metodo di ragionamento
  • Skills di programmazione e di organizzazione
  • Ottima padronanza della lingua italiana e di una o più lingue straniere
  • Buona abilità nel public speaking e nel pitching
    (ossia la capacità di far incontrare l'azienda
    con il suo mercato potenziale)
  • Capacità di affrontare eventi non prevedibili
  • Forti skills relazionali che permettano
    di lavorare in team grandi e affiatati
  • Coinvolgimento personale appassionato
    e disponibilità all'autoformazione continua
  • Spirito critico e attitudine
    all’innovazione per guardare oltre ciò che già esiste
  • Conoscenza delle tecniche di pubbliche relazioni e di comunicazione, fondamentali per gestire i rapporti interpersonali ed il lavoro dei propri collaboratori
  • Self-control e flessibilità

Sapevi che... ?

1. La maggior parte degli addetti ai lavori (80%) ritengono che gli incontri in presenza siano essenziali per il successo di un’azienda. (Bizzabo, 2017)
2. Molti addetti ai lavori (31%) ritengono che gli incontri in presenza siano il canale di promozione più efficace, anche più della pubblicità digitale, delle e-mail commerciali e del content marketing. (Bizzabo, 2017)
3. Il 58% di chi crea eventi si serve di magazine specialistici in rete per mantenersi aggiornato sulle tendenze (Bizzabo, 2016)
4. Il 28% delle aziende riservano circa il 20% del proprio budget per il marketing per organizzare eventi. (Bizzabo, 2017)

Le parole più usate

ASAP
As soon as possible -
Il più presto possibile
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